ماموريت دفتر مديريت پروژه سازماني در چهار حوزه اصلي شامل برنامهريزي و كنترل پروژه، توسعه و تعالي سازماني، برنامهريزي راهبردي و بودجه و همچنين مهندسي قرارداد و كنترل تغييرات قابل تعريف است.
گفتگوی صمیمی روابط عمومی شرکت مهندسی و ساخت تاسیسات دریایی ایران با مهندس آرش علي اكبري، مدير دفتر مديريت پروژه سازماني (EPMO)
لطفاً در آغاز به اختصار مأموريت و ساختار دفتر مديريت پروژه سازماني (EPMO) در شركت تأسيسات دريايي ايران را توضيح دهيد ؟
پاسخ: در حال حاضر ماموريت دفتر مديريت پروژه سازماني در چهار حوزه اصلي شامل برنامهريزي و كنترل پروژه، توسعه و تعالي سازماني، برنامهريزي راهبردي و بودجه و همچنين مهندسي قرارداد و كنترل تغييرات قابل تعريف است كه طيف وسيع و متنوعي از خدمات توسط همكاران اين مديريت در پروژههاي شركت و همچنين در ستاد (با تاكيد بر در نظر داشتن مجموعه پروژهها در قالب سبد پروژههاي شركت) به انجام ميرسد. در اين راستا ميتوان به تلاش به جهت ارتقاي سطح دانش، فرهنگ، ابزارها و فرآيندهاي مديريت پروژه و افزايش بلوغ سازمان در مديريت پروژه اشاره نمود. بعلاوه ساختار كنوني اين مجموعه نيز در سال ۱۳۹۸ با ارتقا دفتر مديريت پروژه به دفتر مديريت پروژه سازماني ( از PMO به EPMO) و افزايش شرح وظايف و شرح خدمات اين واحد روي داد.
نقش دفتر مديريت پروژه سازماني (EPMO) در اجراي پروژههاي بزرگ دريايي و نفتي چيست و اين واحد به چه شكل به تصميمگيريهاي مديريتي كمك ميكند؟
همكاران اين مديريت در بخش برنامهريزي و كنترل پروژه، از فاز آغازين تا فاز اختتام پروژهها حضور فعال و مستمر داشته و داراي نقش كليدي در تحقق اهداف پروژه هستند. در اين راستا موضوعاتي از قبيل تهيه، تدوين برخي از رويههاي لازم از جمله تهيه نظام سنجش پيشرفت پروژه (PMS)، تهيه و بروز آوري برنامهزمانبدي اوليه و برنامه زمانبندي بازنگري شده، كنترل هزينه پروژه، تهيه صورت وضعيت(WPA) و صورتحساب (Invoice)، پايش مستمر وضعيت پروژه در اركان مختلف (از مهندسي تا اجرا)، پيشبيني جريان نقدينگي پروژه، تهيه و تدوين انواع گزارشهاي مورد نياز كارفرما، تهيه درس آموختههاي ناشي از اجراي پروژه ها و … به اجراي بهتر پروژه كمك شاياني مينمايند. همچنين در بخش ستاد نيز، با انجام موضوعاتي از قبيل تهيه پكيجهاي اضافه كاري و ادعايي كارفرمايي (كه موضوع بسيار با اهميتي تلقي ميشود) و بررسي تغييرات شرح كار و بررسي ادعاها پيمانكاري به بهتر مديريت شدن و دفاع از منافع پروژه كمك مينمايند. همچنين در سطوح تصميمگيري بالاتر، با ارائه گزارشهاي مديريتي از وضعيت جاري پروژهها، پيگيري و پايش مصوبات نهادهاي بالادستي (از جمله سهامدران محترم)، پيشبيني وضعيت مالي سبد پروژهها، برنامهريزي در خصوص استفاده از منابع مشترك سازمان، تهيه و تدوين بودجه كل پروژه و بودجه ساليانه شركت (با مشاركت مديريت مالي) به اندازه سهم خود، به اتخاذ تصميمات بهتر كمك مينمايد.
مهمترين ابزارها و روشهايي كه در تأسيسات دريايي براي برنامهريزي، پايش و كنترل پروژهها بهكار ميبريد كدامند؟
پايش مستمر پروژهها عموماً از طريق برگزاري جلسات پايش پروژهها (در سطوح مختلف مديريتي و كارشناسي)، ارائه انواع گزارشهاي پايش در قالب داشبوردهاي مديريتي و يا در قالب مكاتبات، و همچنين تهيه، تنظيم و پيگيري صورتجلسات تهيه شده انجام ميشود. با توجه به گستردگي و پيچيدگي پروژههاي دريايي، بزرگترين چالشهاي اين واحد چيست و چطور با آنها مواجه ميشويد؟
از آنجا كه ساختار اجراي پروژههاي شركت بصورت ماتريسي است، اينترفيس و تعاملات ميان واحدهاي سازمان بسيار متنوع و پيچيده بوده كه در كنار ذات پيچيده فعاليتهاي دريايي، سختي كار را بيشتر ميكند. نحوه تعامل و مديريت ارتباطات ميان بخشهاي ستادي به عنوان سرويس دهنده با پروژههاي شركت (بعنوان سرويس گيرنده) كار بسيار پيچيدهاي است كه در ذات خود داراي تعارضهاي متعدد است. البته هدف نه از بين بردن اين تعارضات كه تلاش به جهت كاهش حداكثري اصطكاكهاي موجود و تسهيل در اجراي پروژه است. لذا بعنوان يكي از بزرگترين چالشهاي موجود، ايجاد توازن و ايجاد يك سطح قابل قبول و قابل كنترل از مراودات ميان پروژهها و ستادهاي عملياتي ميباشد.
دفتر مديريت پروژه سازماني (EPMO) معمولاً بين بخشهاي مختلف ديگر است؛ تعامل شما با واحدهاي مهندسي، اجرائي و مالي چگونه است؟
همكاران محترم ما در همه پروژههاي شركت و همچنين در ستاد عملياتي شركت (مهندسي، تامين كالا، ساخت، فراساحل و حفاري) مستقر هستند و بسياري از تعملات فيمابين با آن واحدها، بواسطه حضور و تلاش همكاران ما اتفاق مي افتد. در بخشهاي ديگر سازمان كه البته رابط رسمي و مستقر في مابين وجود ندارد (مثلا ميان ما و مديريت مالي)، خوشبختانه در بستر تعامل دو سويه هدفمند و كارآمد، سطح همكاري مشترك بسيار بالا بوده و بر اساس تجربيات سالهاي گذشته، كارها در مقياس قابل قبول و مطلوبي به انجام ميرسيده.
در شرايط اقتصادي و عملياتي كنوني كشور، دفتر مديريت پروژه سازماني چگونه ميتواند به بهبود بهرهوري و كاهش هزينهها كمك كند؟
دفتر مديريت پروژه سازماني با استانداردسازي فرآيندها و متدولوژيها و افزايش سرعت ناشي از وجود وحدت رويه در اجراي برخي فرآيندهاي مديريت پروژه ميتواند به افزايش بهرهوري كمك نمايد. بعلاوه تخصيص بهينه منابع مشترك، كمك به تشخيص و تخصيص منابع مالي محدود، افزايش نظارت و تلاش به جهت شفافيت اطلاعات و همچنين توسعه مهارتها و توانمندسازي تيمها، استفاده بهينه از ديتا و همچنين درس آموحتههاي پروژهها؛ اثرات مستقيمي بر افزايش بهرهوري و كاهش هزينههاي پروژههاي شركت دارد.
اگر بخواهيد يك پروژه موفق را به عنوان نمونه عملكرد تيم خود معرفي كنيد، كدام پروژه را مثال خواهيد زد و چرا؟
همه همكاران در همه پروژهها بيشترين توان و انرژي خود را گذاشتهاند و از اين بابت جاي شك و ترديد نيست وليكن به دلايلي از جمله تخصيص كافي نفرات برنامهريزي و كنترل پروژه (۵ نفر) و حمايت همه جانبه مديريت پروژه در پروژه حفاري فاز ۱۴ پارس جنوبي، در آن پروژه خدمات مورد انتظار برنامهريزي و كنترل پروژه با كيفيت مناسب در زمان كوتاهتري توليد ميگرديد و تيم برنامهريزي و كنترل پروژه بعنوان همراه هميشگي مدير پروژه، در مناسبات، جلسات و تصميمگيريهاي پروژه مشاركت جدي داشت.
نقش فنآوريهاي نوين، نرم افزارها و تحول ديجيتال را در آينده دفتر مديريت پروژه سازماني چگونه ارزيابي ميكنيد؟
قطعا طي آينده كوتاه ابزارهاي ديجيتال در تار و پود EPMOها رخنه خواهند كرد. تصميم سازي داده محور، ايجاد داشبوردهاي لحظهاي و برخط، افزايش نقش اتوماسيون در مديريت پروژهها، تحليل هوشمند ريسكها و همچنين ورود رباتهاي مديريت پروژه به عنوان ابزاري به جهت ارسال هشدارها، پيگيريها پر رنگ خواهد شد. بعلاوه در آينده نزديك احتمالا مفاهيم كاركردي بين EPMO و دفتر استراتژي (SMO) و دفتر تحول ديجيتال (DTO) در هم ادغام شده و شاهد مجموعه جديد يكپارچهاي در سازمانها خواهيم بود.
به عنوان مدير دفتر مديريت پروژه سازماني چه ويژگيهاي شخصيتي و مهارتي را براي موفقيت در اين حوزه مهم و كليدي ميدانيد؟
به نظر بنده ديد سيستمي به مسائل داشتن و موضوعات و مسائل را در قالب يك كل واحد ديدن كه به عبارتي همان بهره بردن از تفكر سيستمي محسوب ميشود از مهمترين خصوصيات به جهت موفقيت در اين موقعيت است. ديد كلان نسبت به استراتژي، شناخت مدلهاي كسب و كار و اقتصاد پروژه، آگاهي از دادههاي پروژه و ارتباط اين دادهها با يكديگر و شناخت ابزارهاي لازم به جهت كمك به تصميم گيري مديران ارشد نيز از موارد ديگر ميباشد. همچنين در اين موقعيت مهمتر از دانش فني چگونگي اجراي پروژه، درك و شناخت ارتباطات اجزاي سيستم كسب و كار و تبديل آنها به زبان استراتژي و برنامه عملياتي است و البته مهمتر از همه اينها، مهارتهاي برقراري ارتباط موثر و سازنده با ذي نفعان كليدي و متنوع پروژهها از مهمترين ويژگيهاي اين حوزه مي باشد.
در پايان چه پيامي براي همكاران خود در شركت تأسيسات دريايي و نسل جوان مهندسان داريد كه به اين حوزه علاقهمند هستند؟
در انتها مجدد از همه همكاران خود در صف و ستاد چه در دفتر مركزي در تهران و چه در مجموعه ياردها تشكر ميكنم و قطعا وضعيت EPMO انعكاس زحمات و تلاشهاي همه اين دوستان بوده. خوشبختانه بخش قابل توجهي از همكاران اين مديريت داراي تجربه بالاي كاري بوده كه در كنار دانش مديريت پروژه، از دانش فني اجراي كار قابل قبولي نيز برخوردار هستند. همچنين آينده همكاران نسل جديد نيز كه از روحيه و پتانسيل بالايي برخوردار هستند نيز بسيار روشن ميبينم و مطمن هستم به رغم تمام مشكلات، ميتوانند با تلاش و برنامهريزي مدارج بالاي ترقي و رشد را طي نمايند.
